So bezahlen Sie Mitarbeitende und Auftragnehmer im Ausland

Der Aufbau eines internationalen Teams muss die monatlichen Gehalts- und Honorarzahlungen nicht unnötig kompliziert machen. Entscheidend ist, zwei Dinge voneinander zu trennen: die rechtliche Grundlage der Beschäftigung und die eigentliche Auszahlung von Gehältern oder Rechnungen. 

Sobald feststeht, ob jemand als Mitarbeitender oder Auftragnehmer tätig ist, geht es vor allem um die praktische Umsetzung der Zahlung: Welcher Betrag soll ankommen, in welcher Währung, bis zu welchem Termin und über welchen Zahlungsweg? Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie internationale Zahlungen effizient organisieren und dabei Gebühren, Fristen, Währungen und Freigabeprozesse jederzeit im Blick behalten.

Internationale Beschäftigung in Schweizer Unternehmen

Die Beschäftigung von Mitarbeitenden im Ausland gehört für viele Schweizer Unternehmen längst zum Geschäftsalltag. Einen guten Einblick in diese Entwicklung liefern die Daten der Schweizerischen Nationalbank. Sie beziehen sich auf Mitarbeitende in ausländischen Tochtergesellschaften und erfassen daher nicht alle Remote-Mitarbeitenden oder selbstständigen Auftragnehmer.

Umfang: Die Zahlen beziehen sich auf Mitarbeitende in ausländischen Tochtergesellschaften von Schweizer Unternehmen. Remote-Mitarbeitende und selbstständige Auftragnehmer sind nicht vollständig erfasst. 

Quelle: Schweizerische Nationalbank, Direktinvestitionen 2024.

Warum kann die Bezahlung von Mitarbeitern im Ausland schnell komplex werden? 

Mit der internationalen Expansion eines Unternehmens steigen auch die Anforderungen an die Gehaltszahlungen. Finanzteams müssen häufig mehrere Währungen, unterschiedliche Zahlungswege, verschiedene Bankkonten und monatliche Zahlungstermine koordinieren und dabei mit lokalen Gesellschaften, Employer-of-Record-Anbietern oder selbstständigen Auftragnehmern zusammenarbeiten. 

Hinzu kommen Verzögerungen im Zahlungsverkehr, Gebühren von zwischengeschalteten Banken und unerwartete Währungsumrechnungen. Dadurch kann es passieren, dass Mitarbeitende einen geringeren Betrag erhalten oder Zahlungen später als erwartet eintreffen. Gleichzeitig erschweren Wechselkursschwankungen eine verlässliche Planung der Lohnkosten in Schweizer Franken.

Wie lassen sich internationale Gehaltszahlungen einfacher und besser planbar gestalten? 

1. Beschäftigungsmodell und Zahlungsabwicklung klar voneinander trennen 

Bevor ein Unternehmen den passenden Zahlungsprozess festlegt, sollte eindeutig geklärt sein, wer rechtlich als Arbeitgeber oder Vertragspartner auftritt. Davon hängt ab, wer Gehälter, Abzüge, Arbeitgeberbeiträge, Steuern und Lohnabrechnungen berechnet. 

Der Zahlungsanbieter führt anschliessend die freigegebene Zahlung aus. Er legt jedoch nicht fest, welcher Betrag geschuldet ist.

Das Schweizer KMU-Portal weist darauf hin, dass grenzüberschreitende Remote-Arbeit für Schweizer Arbeitgeber zusätzliche Pflichten im jeweiligen Ausland auslösen kann. Deshalb sollten arbeitsrechtliche, steuerliche und lohnbezogene Fragen vor der Gestaltung des Zahlungsprozesses mit lokalen Fachstellen geklärt werden. 

2. Vor der ersten Gehaltszahlung einen klaren Zahlungsplan erstellen 

Ein übersichtlicher Zahlungsplan stellt sicher, dass dem Finanzteam alle erforderlichen Angaben vorliegen, bevor eine Überweisung vorbereitet wird. Gleichzeitig dient er als verlässliche Vorlage für alle weiteren Gehaltsläufe.

3. Zahlungen nach Möglichkeit in der Landeswährung ausführen 

Wird eine Zahlung in CHF überwiesen und die Umrechnung der Bank des Empfängers überlassen, ist häufig unklar, welcher Betrag tatsächlich in der Landeswährung gutgeschrieben wird. Die Bank kann ihren eigenen Wechselkurs anwenden und zusätzlich Gebühren abziehen. Dadurch können für Mitarbeitende oder Auftragnehmer vermeidbare Abweichungen entstehen, obwohl das Schweizer Unternehmen den korrekten Betrag in CHF überwiesen hat. 

Bei einer Zahlung in der jeweiligen Landeswährung kann das Finanzteam Wechselkurs und Kosten bereits vor der Freigabe prüfen. Zudem lässt sich der überwiesene Betrag leichter mit dem auf der Lohnabrechnung oder Rechnung ausgewiesenen Betrag abgleichen. 

Eine Zahlung in der Landeswährung ist nicht automatisch die günstigste Lösung. Vergleichen Sie deshalb die Gesamtkosten in CHF, die Wechselkursmarge, die Zahlungsgebühr und mögliche zusätzliche Gebühren der Empfängerbank. Dafür kann ein Multi-Währungskonto erforderlich sein.

4. Möglichst lokale Zahlungswege nutzen 

Bei einer internationalen Überweisung kann das Geld über eine oder mehrere Korrespondenzbanken geleitet werden, bevor es beim Empfänger ankommt. Bei einer lokalen Zahlung wird nach dem Währungsumtausch das jeweilige inländische Zahlungssystem genutzt. Dadurch lässt sich die Abhängigkeit von zwischengeschalteten Banken reduzieren, und Zahlungsdauer sowie Gebühren sind häufig besser planbar.

Eine lokale Zahlung ist jedoch nicht in jedem Markt automatisch eine Echtzeitzahlung. Annahmeschlusszeiten der Banken, lokale Feiertage, die Prüfung von Kontodaten und Compliance-Kontrollen können die Ausführung weiterhin verzögern. Deshalb sollte der Zahlungsweg vor dem ersten Gehaltstermin geprüft werden, besonders bei neuen oder aufstrebenden Märkten.

5. Wiederkehrende Zahlungen in einem Zahlungslauf bündeln 

Bei einem kleinen Team wirken fünf wiederkehrende Zahlungen zunächst überschaubar. Werden dieselben Empfängerdaten jedoch jeden Monat erneut eingegeben, kostet das Zeit und erhöht das Risiko von Doppelzahlungen, falschen Beträgen oder verpassten Fristen. Sobald ein Unternehmen in weitere Länder oder Währungsräume expandiert, wächst der Aufwand schnell. 

Mit Sammelzahlungen lassen sich die Zahlungsdaten direkt aus dem bestehenden Lohn- oder ERP-Prozess vorbereiten, hochladen, prüfen und gemeinsam freigeben. Jeder Empfänger erhält weiterhin den vorgesehenen Betrag in der richtigen Währung, während das Finanzteam nicht mehr jede Zahlung einzeln erfassen muss.

6. Wiederkehrende Gehaltszahlungen als planbaren Währungsbedarf behandeln 

Sind Gehälter oder Honorare in einer Fremdwährung festgelegt, werden aber aus CHF finanziert, bleibt der Betrag in der jeweiligen Landeswährung zwar konstant. Die Kosten in Schweizer Franken können jedoch von Monat zu Monat schwanken. 

Ein Beispiel: Bei einem monatlichen Zahlungsvolumen von 2,5 Millionen INR und einem angenommenen Wechselkurs von 100 INR pro CHF entstehen Kosten von 25’000 CHF. Sinkt der Kurs später auf 95 INR pro CHF, kostet derselbe Betrag rund 26’316 CHF. Die Gehälter haben sich nicht verändert, die Kosten in CHF liegen jedoch etwa 1’316 CHF höher. 

Unternehmen sollten deshalb festlegen, wie viel Wechselkursunsicherheit sie akzeptieren möchten. Sie können den benötigten Betrag jeden Monat neu umtauschen, Guthaben in der jeweiligen Währung halten oder für ausreichend planbare Beträge und Zahlungstermine eine passende Strategie zur Absicherung des Währungsrisikos prüfen. 

Je nach Währung kommen dafür beispielsweise ein Devisentermingeschäft mit Lieferung oder ein Devisentermingeschäft ohne Lieferung (NDF).  

• Bei einem Devisentermingeschäft mit Lieferung wird der Wechselkurs für einen zukünftigen Währungsumtausch im Voraus festgelegt. Zum vereinbarten Termin wird die benötigte Währung tatsächlich geliefert.  

  
  

• Bei einem Devisentermingeschäft ohne Lieferung wird die für die Gehaltszahlungen benötigte Währung hingegen nicht bereitgestellt. Stattdessen wird bei Fälligkeit die Differenz zwischen dem vereinbarten Kurs und dem Referenzkurs in einer anderen Währung ausgeglichen. Die eigentlichen Gehaltszahlungen müssen daher separat abgewickelt werden.

Beispiel: Ein Schweizer Unternehmen bezahlt fünf Softwareentwickler in Indien 

Nehmen wir ein Schweizer KMU, das ein Remote-Team aus fünf Softwareentwicklern in Indien aufbaut. Das Unternehmen hat bereits geklärt, ob die Mitarbeitenden über eine indische Gesellschaft, einen Employer of Record oder auf Basis von Auftragnehmerverträgen beschäftigt werden. Nun geht es darum, die monatlichen Zahlungen zuverlässig und effizient abzuwickeln.

Weitere Informationen zu Währung und Zahlungsverkehr finden Sie in unserem Artikel zum Handel zwischen CHF und INR sowie im Praxisleitfaden zu Währungen in Schwellenländern.

What would your INR payroll cost in CHF today? 

Use the CHF/INR calculator to estimate the Swiss-franc equivalent of an upcoming payroll amount.

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* *Die verwendeten Wechselkurse dienen ausschließlich zur Orientierung. Sie basieren auf dem Mittelkurs sowie beispielhaften Aufschlägen, um den Unterschied zwischen den durchschnittlichen Wechselkursen Schweizer Banken und den Konditionen von SwissFx zu veranschaulichen.

Die Angaben dienen ausschließlich Informationszwecken. Der tatsächliche Wechselkurs kann zum Zeitpunkt des Währungstauschs abweichen.

Für ein verbindliches Angebot kontaktieren Sie uns bitte.

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Was sollte vor dem ersten internationalen Zahlungslauf geprüft werden?

Wie unterstützt SwissFx internationale Gehalts- und Honorarzahlungen?

SwissFx übernimmt die Zahlungsabwicklung, sobald der korrekte und regelkonforme Gehalts- oder Rechnungsbetrag freigegeben wurde. 

• Über das Multi-Währungskonto können Unternehmen Zahlungen in mehr als 140 Währungen über ein einziges Konto abwickeln. In über 30 Währungen stehen zudem lokale Zahlungen und Zahlungseingänge zur Verfügung. 

• Mit den Funktionen für Sammelzahlungen lassen sich bestehende Lohn- und ERP-Prozesse anbinden, sodass mehrere Mitarbeitende, Auftragnehmer oder Geschäftspartner in einem einzigen Zahlungslauf bezahlt werden können. 

• Auch der Währungsumtausch und mögliche Instrumente zur Steuerung von Währungsrisiken lassen sich auf die wiederkehrenden Zahlungsanforderungen abstimmen. 

• Bei SwissFx fallen weder Abonnement- noch Einrichtungsgebühren an. Die Wechselkursmarge wird angezeigt, bevor ein Währungsumtausch bestätigt wird. Welche Leistungen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Währung, dem Land, der Transaktion und der Eignung des Kunden ab. 

SwissFx berechnet keine Gehälter, verwaltet keine Lohnabzüge und übernimmt nicht die Funktion eines Employer of Record.

Important information 

Dieser Artikel dient ausschliesslich Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche, arbeitsrechtliche, lohnbezogene oder finanzielle Beratung dar. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Land, Beschäftigungsstatus und vertraglicher Ausgestaltung. Unternehmen sollten daher geeignete Fachberatung einholen, bevor sie Mitarbeitende oder Auftragnehmer im Ausland beschäftigen.