Sammelzahlungen: von manueller Abwicklung zu strukturierten Multi-Währungsprozessen

Manuelle Lieferantenzahlungen sind meist gut zu bewältigen, solange das Zahlungsvolumen überschaubar bleibt. Das Finanzteam kann jede Zahlung vorbereiten, freigeben lassen und anschliessend der richtigen Rechnung zuordnen. Mit mehr Lieferanten, Gesellschaften und Währungen steigt der Aufwand jedoch schnell. Daten müssen immer wieder neu erfasst werden, mehr Personen sind in Freigaben eingebunden und Zahlungsinformationen durchlaufen oft mehrere Systeme, bevor alles vollständig abgestimmt ist.

Ein strukturierter Prozess für Sammelzahlungen bündelt mehrere Zahlungsaufträge in einem einzigen Zahlungslauf, ohne dass die Details der einzelnen Transaktionen verloren gehen. So lässt sich wiederkehrender manueller Aufwand reduzieren, während wichtige Kontrollen bestehen bleiben. Dabei muss nicht jeder Schritt automatisiert werden. Entscheidend ist vielmehr, welche Teile des Prozesses sich durch einheitliche Dateiformate, klar definierte Freigaben und zuverlässige Systemanbindungen sinnvoll vereinfachen lassen?

Wann wird die manuelle Abwicklung internationaler Zahlungen zu aufwendig?

Die ersten Probleme zeigen sich meist an den Übergabepunkten. Zahlungsdaten werden aus dem Buchhaltungssystem exportiert, in einer Tabelle angepasst, anschliessend erneut in eine Banking-Plattform eingegeben und mit einer Freigabe per E-Mail abgeglichen. Ändert sich eine Empfängerangabe, ein Betrag oder eine Zahlungsreferenz, müssen dieselben Informationen oft an mehreren Stellen noch einmal geprüft werden. Werden Währungen zudem für jede Zahlung einzeln umgetauscht, sieht das Finanzteam die Wechselkurskosten häufig erst bei der Vorbereitung der jeweiligen Transaktion.

Bei der Abstimmung entsteht zusätzlicher Aufwand. In einer Studie von Visa Consulting & Analytics unter europäischen KMU fielen dabei zwei Herausforderungen im grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr besonders auf:

Entscheidend ist nicht nur die Anzahl der Zahlungen, sondern auch ihre Komplexität. Zehn Zahlungen mit unterschiedlichen Währungen, Freigaben und Referenzanforderungen können mehr Aufwand verursachen als eine deutlich grössere Zahl identischer Inlandszahlungen. Drei Fragen helfen bei der Einschätzung:

• Wie oft werden dieselben Zahlungsdaten bearbeitet oder erneut eingegeben?

• Wie viele Entscheidungen und Freigaben finden ausserhalb des Zahlungssystems statt?

• Wie schnell kann das Team einzelne Abweichungen erkennen und beheben?

Was wird bei Sammelzahlungen gebündelt und was bleibt individuell?

Eine Sammelzahlung bündelt mehrere Zahlungsaufträge in einem einzigen Zahlungslauf. Bei SwissFx werden die Zahlungsdaten per CSV-Datei hochgeladen. Dabei gilt eine einfache Regel für die Ausgangswährung:

Gebündelt wird der Ablauf, die einzelnen Zahlungen bleiben separat.

• Zahlungsdetails: Empfänger, Betrag, Zielwährung und Zahlungsreferenz bleiben jeder einzelnen Zahlung eindeutig zugeordnet.

• Nachvollziehbarkeit: Angaben zu Lieferanten und Rechnungen bleiben auch nach dem Hochladen der Datei klar identifizierbar.

• Probleme bei einzelnen Zahlungen: Kann eine Zahlung nicht verarbeitet werden, kennzeichnet SwissFx diese separat. Die übrigen gültigen Zahlungen werden weiterhin ausgeführt.

Dasselbe Prinzip lässt sich für Zahlungen an Lieferanten, Mitarbeitende, Auftragnehmer und andere Geschäftspartner nutzen.

Vorher und nachher: So verändert sich der Zahlungsprozess

Der folgende Vergleich zeigt, an welchen Stellen ein strukturierter Ablauf wiederkehrende Arbeit reduzieren kann und wo weiterhin unternehmensinterne Vorgaben greifen. Dargestellt wird ein mögliches Prozessmodell, kein garantierter Ablauf. Wie der Prozess konkret aussieht, hängt von den jeweiligen Zahlungsanforderungen, Benutzerrechten und eingesetzten Systemen ab.

 Wechselkurskosten vor der Freigabe im Blick

Die Wechselkursmarge wird für jede Umrechnung separat angezeigt, bevor der gesamte Zahlungslauf bestätigt wird. So können die Verantwortlichen die Umrechnungskosten zusammen mit den jeweiligen Zahlungsdetails prüfen.

Freigaben passend zu bestehenden Zuständigkeiten

SwissFx unterstützt individuell definierbare Abläufe mit Freigabestufen, Zahlungslimiten und Schwellenwerten sowie Berechtigungen dafür, wer Änderungen genehmigen darf. Diese Einstellungen sollten die bestehenden Verantwortlichkeiten im Unternehmen abbilden und keine parallele Kontrollstruktur schaffen.

Welche Rolle spielen ERP- und Buchhaltungsintegrationen?

Auch ohne direkte ERP-Anbindung kann ein CSV-basierter Prozess für wiederkehrende Zahlungen gut funktionieren. Eine Integration wird vor allem dann interessant, wenn Zahlungen direkt aus dem ERP- oder Treasury-System angestossen, Tagesenddaten automatisch an die Finanzsoftware zurückgespielt oder doppelte Dateneingaben reduziert werden sollen.

SwissFx unterstützt über spezialisierte Partner und Open-Banking-Dienste die Anbindung an ausgewählte ERP-, Treasury- und Finanzmanagementsysteme. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der jeweiligen Plattform und Region ab. Einige Verbindungen lassen sich direkt einrichten, andere erfordern technische Konfiguration oder eine Abstimmung mit dem Softwareanbieter. Die aktuelle Liste der Integrationen sollte deshalb immer mit dem tatsächlich eingesetzten System und dem gewünschten Datenfluss abgeglichen werden.

Gerade für KMU ist diese Unterscheidung wichtig. Laut der Eurostat-Erhebung 2025 unter 157'000 EU-Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten nutzten 41,08 % der kleinen Unternehmen eine ERP-Software. Bei grossen Unternehmen lag der Anteil bei 88,71 %. Ein Zahlungsprozess sollte deshalb auch ohne umfassende Systemintegration zuverlässig funktionieren und sich dort erweitern lassen, wo die technischen Voraussetzungen gegeben sind.

Quelle: Eurostat, E-business integration, Erhebung 2025; Daten abgerufen im Mai 2026.

Mehr erfahren: Wenn noch Fragen zu Zahlungswegen, Gebühren oder Abwicklung bestehen, bietet der SwissFx-Leitfaden zu internationalen Banküberweisungen weitere Informationen.

Was sollte ein Unternehmen prüfen, bevor es seinen Zahlungsprozess umstellt?

Erst Struktur schaffen, dann gezielt automatisieren

Eine Befragung von 225 Finanzverantwortlichen aus mittelgrossen US-Unternehmen zeigt, wie häufig digitale Prozesse und manuelle Prüfungen noch nebeneinander bestehen:

Da die Studie von einem Anbieter finanziert wurde und sich auf mittelgrosse Unternehmen in den USA bezieht, sollte sie nicht als Vergleichsmassstab für Schweizer KMU verstanden werden, sondern lediglich als Orientierung.

Für wiederkehrende internationale Lieferantenzahlungen kann ein CSV-basierter Sammelzahlungsprozess ein sinnvoller Zwischenschritt sein. Er schafft einen einheitlichen Ablauf, erhält die Details jeder einzelnen Transaktion und unterstützt klar definierte Kontrollen. Eine ERP-Integration kann diesen Prozess anschliessend erweitern, sofern sie zur eingesetzten Plattform, Region und den Anforderungen an die Abstimmung passt.

Tipp: Ein umfassenderer FX-Audit kann helfen, solche Änderungen im Zahlungsprozess im Zusammenhang mit Währungsrisiken, Kontostruktur und Anbieterkosten zu beurteilen.

Häufige Fragen zu Sammelzahlungen