Comment payer des salariés et des prestataires à l’étranger

Développer une équipe internationale ne doit pas nécessairement complexifier chaque cycle de paiement mensuel. L’enjeu consiste à distinguer deux étapes : définir le cadre juridique dans lequel la personne est engagée, puis verser le montant approuvé au titre de la paie ou de la facture. 

Une fois le statut du salarié ou du prestataire confirmé, les questions liées au paiement deviennent plus opérationnelles : quel montant doit parvenir au bénéficiaire, dans quelle devise, à quelle date et par quel circuit de paiement ? Ce guide se concentre sur l’exécution de ces paiements et sur la maîtrise des frais, des délais, des devises et des processus d’approbation.

L’emploi international lié aux entreprises basées en Suisse 

L’emploi international constitue déjà une réalité opérationnelle importante pour les groupes sous contrôle suisse. Les données de la Banque nationale suisse apportent un éclairage utile, même si elles couvrent les salariés des filiales à l’étranger et non l’ensemble des travailleurs à distance ou des prestataires indépendants.

Périmètre : salariés des filiales à l’étranger d’entreprises sous contrôle suisse. Ces chiffres ne couvrent pas l’ensemble des travailleurs à distance ni des prestataires indépendants. 

Source : Banque nationale suisse, Investissements directs 2024

Pourquoi le paiement de salariés à l’étranger peut-il rapidement se complexifier ? 

À mesure qu’une entreprise se développe à l’international, la gestion des paiements liés à la paie peut devenir plus complexe. Les équipes financières doivent parfois gérer plusieurs devises, modes de paiement, comptes bancaires et échéances mensuelles, tout en se coordonnant avec des entités locales, des sociétés tierces agissant comme employeurs légaux locaux (Employer of Record - EOR) ou des prestataires indépendants. 

Les retards, les frais d’intermédiaires et les conversions de devises imprévues peuvent également conduire les salariés à recevoir un montant inférieur à celui attendu ou à une date difficile à anticiper. Parallèlement, les fluctuations des taux de change peuvent compliquer la prévision du coût total de la paie en francs suisses. 

Comment simplifier et anticiper les paiements de salariés à l’international ?

1. Distinguer les modalités d’emploi de l’exécution des paiements

Avant de définir un processus de paiement, il convient d’identifier l’employeur légal ou la partie contractante. Cela détermine qui calcule les salaires, les retenues, les cotisations patronales et les impôts, et qui établit les fiches de paie conformément aux exigences locales. Le prestataire de paiement exécute le règlement approuvé : il ne détermine pas les sommes dues.

Le Portail PME de la Confédération souligne que le télétravail effectué depuis l’étranger peut créer des obligations pour l’employeur suisse dans un autre pays. Il est donc essentiel d’obtenir des conseils juridiques, fiscaux et sociaux adaptés au contexte local avant de définir le processus de paiement.

2. Cartographier les paiements avant le premier cycle de paie 

Une cartographie simple des paiements fournit à l’équipe financière les informations nécessaires avant la préparation de tout transfert. Elle constitue également une base de référence réutilisable pour les prochains cycles de paie.

3. Payer en devise locale lorsque cela est possible 

Payer un salarié ou un prestataire en CHF et laisser sa banque convertir les fonds peut rendre incertain le montant final reçu en devise locale. La banque peut appliquer son propre taux de change et déduire des frais avant de créditer le compte. Le salarié ou le prestataire peut alors rencontrer des difficultés qui auraient pu être évitées, même si l’entreprise suisse a envoyé le montant correct en CHF. 

Un paiement en devise locale permet à l’équipe financière de vérifier le taux de change et le coût du paiement avant de valider la transaction. Il facilite également le rapprochement entre le montant envoyé et celui indiqué sur la fiche de paie ou la facture. 

Le paiement en devise locale n’est pas nécessairement l’option la moins coûteuse. Il convient de comparer le coût total en CHF, la marge de change, les frais de paiement et les éventuels frais que la banque du bénéficiaire pourrait encore appliquer. L’accès à un compte multidevise peut être nécessaire pour effectuer cette comparaison et organiser les paiements.

4. Utiliser les réseaux de paiement locaux lorsqu’ils sont disponibles

Un transfert international peut passer par une ou plusieurs banques correspondantes avant de parvenir au bénéficiaire. Une fois les fonds convertis dans la devise requise, un paiement local utilise le système de paiement national. Cette solution peut réduire le recours aux intermédiaires et faciliter l’anticipation des délais et des frais. 

Un paiement local n’est pas nécessairement instantané sur tous les marchés. Les heures limites de traitement bancaire, les jours fériés locaux, les validations et les contrôles de conformité peuvent encore impacter son exécution. Le circuit de paiement doit être vérifié avant la première échéance de paie, en particulier sur un marché nouveau ou émergent.

5. Regrouper les paiements récurrents en une seule opération 

Cinq paiements récurrents peuvent sembler faciles à gérer lorsque l’équipe est encore restreinte. Pourtant, ressaisir chaque mois les mêmes informations sur les bénéficiaires prend du temps et augmente le risque de doublons, de montants erronés ou d’échéances manquées. La charge de travail s’accroît également rapidement lorsque l’entreprise se développe dans plusieurs pays ou utilise davantage de devises. 

Les paiements groupés permettent de préparer les données à partir du processus de paie ou du système ERP existant, puis de les importer, de les contrôler et de les valider en une seule opération. Résultat : chaque bénéficiaire reçoit systématiquement le montant prévu dans la devise spécifiée, tandis que l’équipe financière évite de préparer séparément chaque transaction.

6. Traiter les paiements récurrents de salaires comme une exposition en devise planifiée 

Lorsque les salaires ou les honoraires des prestataires sont fixés dans une devise étrangère, mais financés en CHF, le montant dû en devise locale peut rester stable tandis que son coût en CHF varie d’un mois à l’autre. 

Par exemple, une masse salariale mensuelle de 2 500 000 INR coûte 25 000 CHF sur la base d’un taux de change indicatif de 100 INR pour 1 CHF. Si, par la suite, un franc suisse ne permet plus d’acheter que 95 INR, cette même masse salariale coûte environ 26 316 CHF. Les salaires n’ont pas changé, mais leur coût en CHF a augmenté d’environ 1 316 CHF. 

L’entreprise peut déterminer le degré d’incertitude qu’elle est prête à accepter. Elle peut convertir les fonds chaque mois, détenir des soldes dans la devise requise ou envisager une stratégie de gestion du risque de change adaptée lorsque les montants et les dates à venir sont suffisamment certains.

Selon la devise concernée, cette stratégie peut notamment reposer sur un contrat à terme livrable ou sur un contrat à terme non livrable (non-deliverable forward ou NDF). 

• Un contrat à terme livrable fixe le taux de change applicable à une future conversion et prévoit la livraison de la devise requise. 

• Un NDF ne prévoit pas la livraison de la devise dans laquelle les salaires sont versés. À l’échéance, l’écart entre le taux convenu et le taux de référence est réglé dans une autre devise. Les paiements de salaires sous-jacents doivent alors être organisés séparément.

Exemple : une entreprise suisse rémunérant cinq ingénieurs logiciels en Inde 

Prenons l’exemple fictif d’une PME suisse qui constitue une équipe à distance de cinq ingénieurs logiciels en Inde. L’entreprise a déjà déterminé si ces personnes seront employées par l’intermédiaire d’une entité indienne ou d’un prestataire EOR, ou engagées dans le cadre de contrats de prestation. Il lui reste à fiabiliser le processus de paiement mensuel.

Pour mieux comprendre l’environnement monétaire et les modalités de paiement, consultez notre article sur les échanges commerciaux en CHF/INR et notre guide pratique consacré aux devises de marchés émergents.

Combien votre masse salariale en INR vous coûterait-elle aujourd’hui en CHF ?

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* Les taux de change utilisés sont indicatifs. Ils reposent sur le taux moyen du marché et sur des spreads donnés à titre d’exemple, afin d’illustrer l’écart entre une moyenne observée auprès de banques suisses et un taux généralement proposé par SwissFx.

Ces informations sont fournies à titre indicatif uniquement. Le taux appliqué lors d’une opération de change peut être différent.

Pour obtenir un tarif exact, veuillez nous contacter.

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Que vérifier avant le premier cycle de paie international ?

Comment SwissFx peut-elle accompagner les flux de paiement de salaires et de prestataires à l’international ? 

SwissFx intervient dans l’exécution des paiements une fois que le montant de la paie ou de la facture, établi conformément aux exigences légales, a été approuvé.

• Notre compte multidevise donne accès à plus de 140 devises depuis un seul compte. Les paiements et encaissements locaux sont disponibles dans plus de 30 devises. 

• Les outils de paiements groupés peuvent s’intégrer aux processus de paie et aux systèmes ERP existants afin de payer plusieurs salariés, prestataires ou partenaires en une seule opération. 

• Les solutions de conversion de devises et de gestion du risque de change peuvent être examinées en parallèle des besoins de paiements récurrents. 

• SwissFx ne facture ni frais d’abonnement ni frais de mise en service. Les marges de change sont affichées avant la confirmation de chaque conversion. La disponibilité des services dépend de la devise, du pays, de la transaction et de l’éligibilité du client.

SwissFx ne calcule pas les salaires, ne gère pas les retenues sur la paie et n’agit pas en qualité d’employeur légal local ou de prestataire EOR. 

Informations importantes

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, financier ou relatif au droit du travail ou à la paie. Les exigences varient selon les pays, le statut de la personne concernée et les modalités contractuelles. Les entreprises doivent solliciter les conseils de professionnels compétents avant d’employer ou d’engager des personnes à l’étranger.