Zahlungen in Fremdwährungen: 5 Faktoren, die Unternehmen oft übersehen

Unklare Kosten, langsame Zahlungen, wenig Transparenz, schwer planbare Liquidität und zeitaufwendige manuelle Abläufe: Diese Themen begegnen uns in Gesprächen mit international tätigen Schweizer KMU immer wieder. Viele Unternehmen unterschätzen dabei sowohl die tatsächlichen Kosten als auch die Auswirkungen auf ihre internen Prozesse.

Hinter solchen Herausforderungen steckt häufig eine fehlende oder wenig strukturierte Strategie für den Umgang mit Fremdwährungen. Wir beleuchten fünf Faktoren, die Unternehmen bei internationalen Zahlungen oft übersehen, und zeigen, wie ein klarerer Ansatz dabei helfen kann, Kosten besser zu verstehen und mehr Kontrolle über die eigenen Zahlungsprozesse zu gewinnen. Vielleicht erkennen Sie Ihr Unternehmen in einer oder mehreren dieser Situationen wieder.

1. Standardmässig in USD oder EUR bezahlen

Braucht Ihr Lieferant die Währung, in der Sie bezahlen, überhaupt? Eine Rechnung in USD oder EUR mag für Ihr Unternehmen unkompliziert sein, doch der Lieferant benötigt möglicherweise eine andere Währung, um seine eigenen Kosten zu decken.

Muss er Ihre Zahlung anschliessend umtauschen, können die Kosten und das Wechselkursrisiko bereits in seinem Preis eingerechnet sein. Sie zahlen dann möglicherweise indirekt für eine Währungsumrechnung, die auf Ihrem eigenen Kontoauszug gar nicht sichtbar wird.

Ein Angebot in der Landeswährung des Lieferanten kann helfen, die tatsächlichen Konditionen besser zu vergleichen, zusammen mit Ihren eigenen Umrechnungs- und Zahlungskosten. Unser Leitfaden zu Schwellenländerwährungen beleuchtet diese Punkte genauer.

2. Kosten, die über den Wechselkurs hinausgehen

Auch mit einem guten Wechselkurs kann eine Zahlung am Ende teurer ausfallen als erwartet. Je nach Anbieter und Zahlungsweg können zusätzlich folgende Kosten entstehen:

• eine im Wechselkurs enthaltene Marge;

• Überweisungsgebühren;

• Gebühren von Zwischen- oder Empfängerbanken;

• feste Konto-, Plattform- oder Abonnementgebühren.

Ein Teil der Kosten wird Ihnen direkt berechnet, andere Gebühren werden vom Zahlungsbetrag abgezogen und reduzieren den Betrag, der beim Lieferanten ankommt. Für einen aussagekräftigen Vergleich sollten Sie deshalb die gesamten Kosten in CHF betrachten, die entstehen, damit der vollständige Rechnungsbetrag beim Empfänger eingeht.

Tipp: Bei regelmässigen Zahlungen sollten Sie feste Gebühren im Verhältnis zu Ihrem tatsächlichen Zahlungsvolumen betrachten und auch den internen Zeitaufwand pro Zahlungslauf berücksichtigen. Unser Leitfaden zu Sammelzahlungen zeigt, wie sich wiederkehrende manuelle Arbeit reduzieren lässt.

3. Der Zahlungsweg

Wissen Sie, wie Ihre Zahlung tatsächlich beim Lieferanten ankommt? Zwei Überweisungen in derselben Währung können über ganz unterschiedliche Wege abgewickelt werden.

• Eine internationale Überweisung kann über mehrere Korrespondenzbanken laufen. Das bedeutet zusätzliche Verarbeitungsschritte und möglicherweise weitere Gebühren.

• Wo ein lokaler Zahlungsweg verfügbar ist, wird die Zahlung über das nationale Zahlungssystem abgewickelt. Dadurch können weniger Zwischenstellen beteiligt sein, was Gebühren und Verzögerungen reduzieren kann.

Welche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, hängt von der jeweiligen Währung und dem Zielland ab.

Wenn Sie in derselben Währung auch Zahlungen empfangen, sollten Sie den eingehenden Zahlungsweg separat prüfen. Nur weil lokale Auszahlungen möglich sind, bedeutet das nicht automatisch, dass auch lokale Zahlungseingänge unterstützt werden. Unser Leitfaden zu Zahlungen und Zahlungseingängen erklärt den Unterschied.

4. Dieselben Gelder zweimal umtauschen

Was passiert, wenn Ihr Unternehmen eine Kundenzahlung in USD erhält? Bei manchen Konten werden eingehende Fremdwährungsbeträge automatisch in CHF umgerechnet.

Benötigen Sie später wieder USD, um einen Lieferanten zu bezahlen, müssen Sie die Dollar erneut kaufen. Damit finden zwei Währungsumrechnungen statt, bei denen jeweils eine Wechselkursmarge anfallen kann. Zusätzlich kann sich der Kurs zwischen den beiden Umrechnungen verändert haben.

Solche mehrfachen Umrechnungen können laufend zusätzliche Kosten verursachen und die internen Abläufe unnötig kompliziert machen. Gleichzeitig entstehen mehr Währungsbewegungen, die Ihr Finanzteam nachverfolgen und abstimmen muss.

5. Auf einen besseren Wechselkurs warten

Schieben Sie eine Umrechnung auf, weil Sie auf einen besseren Kurs hoffen? Solange Sie warten, bleibt unklar, wie hoch die Zahlung am Ende in CHF tatsächlich ausfallen wird.

Entwickelt sich der Kurs zu Ihren Gunsten, kann die Zahlung günstiger werden. Bewegt er sich dagegen in die andere Richtung, steigen Ihre Kosten. Wenn der Verkaufspreis bereits feststeht, kann das direkt zulasten der erwarteten Marge gehen. Gleichzeitig setzt der Zahlungstermin Ihrem Handlungsspielraum eine klare Grenze.

Unsere Einschätzung: Wie stark dürften die Kosten steigen, bevor Ihr Budget spürbar belastet wird? Diese Frage macht die Folgen des Abwartens greifbarer. Sie hilft auch dabei, zwischen einer bewussten Entscheidung für mehr Unsicherheit und einem blossen Aufschieben zu unterscheiden.

Was kann eine klare FX-Strategie verändern?

Wenn Sie diese Faktoren gemeinsam betrachten, wird klarer, wo Kosten entstehen und welche Entscheidungen Ihr Budget beeinflussen. So erkennen Sie zum Beispiel, wo sich unnötige Währungsumrechnungen vermeiden lassen, etwa indem EUR-Einnahmen direkt für Rechnungen in EUR genutzt werden. Gleichzeitig können Sie Zahlungswege vergleichen und besser einschätzen, wie sich künftige Wechselkursbewegungen auf Ihre Kosten auswirken könnten. So erhält Ihr Finanzteam eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen, auch wenn das internationale Geschäft wächst.

Im Rahmen eines FX-Audits kann SwissFx Ihre Währungsströme prüfen und aufzeigen, welche Lösungen zu Ihren Anforderungen passen. Anschliessend lässt sich daraus ein klarer, praxistauglicher Ansatz für Ihre internationalen Zahlungen entwickeln.